決定事項

皆さん、こんにちは。

面白い記事を発見致しました。

【　会議の議事録　】

「会議」は、退屈で非生産的。たいていはそうでしょう。
長々と時間をかけたわりに、上層部の意向に沿った予定調和的な
結論になったりするのは当たり前。
その後に議事録が回覧されると、各部署から修正の指示が噴出して、
「会議での決定事項」と「議事録」という2つの別の結論ができあがり、
その後の実行力が弱くなることまであります。

日産式の会議には、独自の方法があります。
そのひとつが「議事録をつくらない」です。

では、会議をどう進めるのか。
まず、模造紙数枚と大量の付箋紙を用意します。
事前に会議のテーマや目的を聞いていた参加者は、
自分のアイデアを付箋紙に簡潔に書き、模造紙にペタペタ貼っていきます。
最後に模造紙をデジカメで記録します。
数十枚の直筆の意見をまとめて撮影した写真データは会議終了後にすぐさま
関係者に配信されます。それが議事録の代わりになるのです。

この会議のメリットは、参加者が「視覚」を強く意識することにあります。
普通の会議で意見を述べるとき、その内容はとかく冗長になりがちです。
議事録をとる決まりがある場合、この無駄な部分も文字化されます。
皮肉なことに、それを読んでも真意を測りかねることもしばしば起こります。
これでは時間と労力のロスです。

それに対し、日産式は付箋紙に収まるようシンプルに書かねばならないので、
参加者は考えをあらかじめ煮詰めておく習慣が身についています。
結果的に余計な話やテーマからずれた意見も出ない。
議論をとことん深められて「その日に始め、その日中に結論を出す」ことが
可能なのです。

「付箋紙に名前を書かない」ことも「議論深化」の要因でしょう。
これは、部署・肩書に関係なく、参加者が自由に発言・提案できるように
するための方策。
せっかく素晴らしい案を思いついたのに、会議の場で話すとなると緊張して
声が小さくなり、言いたいことが言えない人もいます。
でも、書くことならできる。議論の方向性が「声の大小」に左右されず、
模造紙の中で純粋にアイデア勝負ができる。それが日産式なのです。

実は「意思決定者は会議に参加しない」こともルールのひとつですが、
これも誰かに影響されず、積極的かつ建設的に意見交換する雰囲気を
つくるためです。
意思決定者は会議の最後に顔を出し、参加者が導き出した結論に対して
GOかNO GOかを判断するだけです。

大変興味深い記事でした。
自分の意見を持って出席し、会議に参加する。

会議に出席する。
いいえ、参加する。

大切なことは、参加ですね。

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